Электронный архив

Несмотря на развитие ERP систем, систем документооборота и постепенный переход компаний на использование электронных документов – бумажные документы являются неотъемлемой частью деятельности любой компании.

Стандартные проблемы, с которыми сталкивается компания, не имеющая электронного архива:

• Задержка оригиналов  документов у сотрудников, невнесение документов в ERP
• Документы вносятся в ERP, но оригиналы документов теряются
• Поиск оригиналов документов требует много времени
• Нет понимания, где находится, и какой сотрудник отвечает за оригинал  какого-либо документа

 
Внедрение электронного архива на предприятии позволяет решить эти проблемы. Бизнес-процесс электронного архива разрабатывается в зависимости от потребностей конкретной компании. Именно поэтому так важен выбор мощной и гибкой платформы. Мы предлагаем разработку электронного архива Вашей компании на платформе WSS-Docs.

WSS-Docs WSS Docs – коробочный продукт, обеспечивающий автоматизацию делопроизводства, а также ведение электронного документооборота в организации. Платформой для данного решения послужил Microsoft SharePoint Server. Возможности платформы WSS-Docs позволяют автоматизировать практически произвольный процесс документооборота. Именно благодаря богатому функционалу и надежности системы её выбрали более 50 наших клиентов. Подробнее

Типовой бизнес-процесс электронного архива:

• На все документы, попадающие в канцелярию наклеиваются уникальные штрих-коды
• С помощью поточного сканера документы сканируются
  
  • Штрих-код распознается и документ попадает в электронный архив
• Параметры документа вносятся в ERP систему
  
  • Параметры документа передаются в электронный архив
  • В зависимости от параметров, на документ в электронном архиве устанавливаются права доступа
• Оригинал документа попадает в архив документов. Используя штрихкод-ридер Регистратор быстро открывает соответствующий документ электронного архива
  • Регистратор проверяет соответствие  электронного документа оригиналу
  • Регистратор размещает оригинал документа в архиве
  • Регистратор вносит местоположение оригинала в документ электронного архива

 
Преимущества внедрения электронного архива:

• Быстрый поиск документов по параметрам
• Быстрый доступ к оригиналам документов. Значительно уменьшаются трудозатраты при проверках
• Ускорение регистрации документов, благодаря контролю исполнения
• Разграничение доступа исходя из параметров документа
• Возможность анализа документов компании благодаря системе отчетов

 
Наши клиенты - компании с персоналом от 50 до 10 тыс. человек, среди них: «Валента-фарм», «Московский Банк Реконструкции и Развития»
Звоните нам по телефону +7 (495) 781-81-57 и наши специалисты ответят на все Ваши вопросы.