Автоматизация делопроизводства
Решение реализуется на базе WSS Docs
Подробнее

Автоматизация делопроизводство – наиболее распространенная задача в области электронного документооборота. Под делопроизводством подразумевается работа с официальными входящими и исходящими документами, а также внутренними организационно-распорядительными документами (приказами, служебными записками, поручениями и т.п.).

WSS Docs в типовой поставке уже содержит все преднастроенные процессы автоматизации делопроизводства:

  • Регистрация, наложение резолюции, исполнение входящих документов
  • Подготовка, согласование, регистрация, рассылка исходящих документов
  • Подготовка, согласование, наложение резолюции, исполнение служебных записок
  • Подготовка, согласование, регистрация, рассылка и исполнение приказов и распоряжений
  • Подготовка, согласование, регистрация, рассылка и исполнение  протоколов совещаний
  • Согласование договоров, дополнительных соглашений. Контроль исполнения договоров
  • Постановка, исполнение, подтверждение поручений.  Иерархическая структура поручений (возможность создавать дочерние поручения, отслеживание статуса исполнения). Создание поручений в рамках документа
  • Нормативные документы, согласование и архив НСИ
  • Рабочие документы - документ со свободной маршрутизацией (пользователь определяет состав согласующих и тип согласования, адресата, адресатов рассылки).

Сл00 1.jpg

Автоматизация делопроизводства дает следующий бизнес-эффект:

  • Повышение исполнительской дисциплины: сокращаются сроки исполнения поручений и документов, уменьшается количество не исполненных поручений
  • Снижение рисков подписания неавторизованного (или некорректно согласованного) документа
  • Снижается срок рассмотрения документов руководителями и выдачи резолюций до двух раз
  • Сокращение сроков согласования в 2-3 раза
  • Сокращение времени на поиск в 5-10 раз

Система WSS Docs имеет в типовой поставке все указанные процессы делопроизводства, которые соответствуют 90% требованиям компаний, а также могут быть настроены полностью под ваши нужды!

Автоматизация делопроизводства и документооборота

Сегодня автоматизация делопроизводства и документооборота является одним из самых востребованных направлений. И это отнюдь не дань моде, а требования современного бизнеса и законодательства. Выбор подходящей системы автоматизации делопроизводства - это довольно сложная задача, т.к. каждая организация имеет индивидуальные особенности своей деятельности, которые такие системы должны учитывать. Поэтому разработкой и внедрением их должны заниматься профессионалы.

Особенности и причины популярности СЭД

Управление современным предприятием требует повышения эффективности всех направлений его функционирования, в том числе и делопроизводства. И программы для документооборота позволяют автоматизировать основные процедуры, связанные с созданием, обработкой, передачей и хранением документов, а также контролем над их исполнением. Кроме того, такие системы предусматривают возможность коллективной работы над документами, что существенно сокращает время, отводимое на выполнение отдельных операций.

Внедрение на предприятии системы электронного документооборота позволяет обеспечить прозрачность любого бизнес процесса, а также получать в любой момент информацию о том, на каком этапе находится обработка документов. Среди других плюсов таких систем можно выделить:

  • оперативный контроль за исполнением; 
  • удобное хранение электронных документов; 
  • настройка программы для документооборота под потребности конкретного бизнес заказчика.

В результате автоматизация делопроизводства и документооборота становится возможно устанавливать разные уровни доступа к группам документов, при этом для поиска нужного из них требуется минимум времени. Упрощается и процесс согласования отдельных документов – сотрудники, привлеченные к согласованию, своевременно получают оповещения по электронной почте о необходимости согласования документа, система автоматически контролирует нормативный срок согласования, по итогу согласования автоматически формируется лист согалсования. Кроме того, благодаря тому, что сотрудники получают возможность удалённой работы с документацией в СЭД, компания WSS-Consulting рекомендует установку таких систем для предприятий с большим количеством филиалов (площадок) или отправляющих персонал в регулярные командировки. Это позволяет более оперативно обрабатывать документы в работе.

Какой должна быть СЭД

Не следует забывать о том, что автоматизация делопроизводства напрямую связана с пониманием особенностей предприятия. На этапе проектирования систем электронного документооборота необходимо, чтобы схемы реализуемых бизнес-процессов были корректными и эффективными, не содержали логических ошибок. От этого будет зависеть правильность функционирования всей системы.

Когда создаётся СЭД, необходимо позаботиться о том, чтобы она учитывала особенностей деятельности компании. И программа делопроизводство и документооборот должна быть настроена таким образом, чтобы движение документации, её упорядочивание и планирование осуществлялось в соответствии с заранее разработанными схемами движения документов. Это требует привлечения специалистов, хорошо знакомых с данной сферой.

Компания WSS-Consulting приглашает Вас к взаимовыгодному сотрудничеству. Мы создадим для Вас оптимальные системы автоматизации делопроизводства, чётко ориентированные на ваши реальные потребности. Обращайтесь к нам и Вы не будете разочарованы результатом нашей работы!