;
Полюс

«Внедрение АСУ ЭДО в «Полюсе» – самый масштабный проект за всю историю компании WSS-Consulting. Мы очень довольны опытом, полученным в ходе работы над этим проектом. Для компании это был значительный вызов, с которым мы справились. Нам было приятно видеть значительную поддержку в ходе внедрения – как со стороны руководства, так и со стороны рядовых пользователей. Компания WSS-Consulting хотела бы поблагодарить участников проекта со стороны «Полюса» за совместно проделанную работу. Мы очень рады, что по итогам сотрудничества заказчик выражает желание продолжать развивать систему и переводить в АСУ ЭДО другие бизнес-процессы», – отметил Геннадий Попов, управляющий партнер компании WSS-Consulting.

ПАО «Полюс» – крупнейшее золотодобывающее предприятие России и входит в своей отрасли десятку крупнейших компаний мира. Основные предприятия расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия) и включают 5 действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития. 

В 2017 г. в «Полюсе» была запущена программа по созданию многофункционального центра в Красноярске, в рамках которой планировалось на базе отдельного юридического лица централизовать функции бухгалтерского и налогового учета, управления персоналом и фабрики платежей. В программу создания МФЦ входил проект по разработке и внедрению автоматизированной системы управления электронным документооборотом (АСУ ЭДО), который должен был обеспечить инфраструктуру, необходимую для оказания услуг МФЦ, – электронный архив первичных документов. Также была поставлена задача по переводу части бухгалтерских документов в электронный вид с применением электронно-цифровой подписи. Основными целями проекта стали: повышение эффективности работы сотрудников за счет сокращения сроков подписания, обработки и обмена первичными документами в электронной форме; увеличение прозрачности бизнес-процессов кадрового, бухгалтерского и налогового учета. А также повышение оперативности получения необходимой информации в полном объеме за счет централизованного хранения. При выборе программного продукта для реализации проекта АСУ ЭДО компания рассматривала множество платформ по различным критериям, среди которых – совокупная стоимость владения, соответствие функциональным и техническим требованиям и т.д. По результатам проведенной оценки была выбрана платформа WSS Docs компании WSS-Consulting. Заказчиком были отмечены следующие ключевые преимущества платформы: масштабируемость и гибкость в настройке, быстрый и удобный пользовательский интерфейс, низкая совокупная стоимость владения решением. 

Концепт решения


На этапе проектирования концептуального дизайна был создан прототип решения, выполненный на основе функциональных бизнес-требований. Проектная команда учла возможные маршруты подписания и согласования документов с применением электронной подписи. 
В функциональный объем АСУ ЭДО на основе WSS Docs вошли следующие предметные области: бухгалтерский учет, учет с подотчетными лицами, товарно-материальных ценностей, основных средств и капитальных вложений, расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчетов с покупателями, кадровый учет. 
Особое внимание было уделено интеграции АСУ ЭДО с учетными системами, использующимися в компании. Это значительно упростило работу с первичной документацией как в бизнес-единицах компании, так и в МФЦ, так как позволила работать со скан-образами первичных документов либо их электронными версиями в АСУ ЭДО прямо из интерфейса самих учетных систем. Также был разработан функционал выгрузки всех необходимых документов для предоставления ответа на запросы ФНС. 
Документооборот с внешними контрагентами реализован через операторов ЭДО («Диадок»). Интеграционные решения позволяют автоматически отправлять формализованные и неформализованные документы, подписанные электронно-цифровой подписью в АСУ ЭДО, в систему оператора ЭДО. Печатные формы этих документов автоматически сохраняются. 
Ключевым преимуществом внедрения ЭДО с применением электронной подписи является исключение лишних шагов, присущих бумажному документообороту. А именно: печати документов, оформления реестра передачи их в МФЦ, ручного подписания, транспортировки оригинала между подписантами, обращения в общий центр обслуживания для сдачи документов. Для самом МФЦ исключаются процессы приема, сканирования и распознавания документов , верификации скан-образа, привязки к учетной системе. 
Электронный архив МФЦ обеспечивает централизованное структурированное хранение сканированных образов первичных бухгалтерских и кадровых документов, а также электронных версий, подписанных ЭЦП. Архив осуществляет следующие функции: регистрацию и маршрутизацию документов, отслеживание сроков их подписания и показателей жизненного цикла, структурированное хранение, подборку документов, формирование выгрузок и др. 

Особенности внедрения


Основная часть работ по внедрению проводилась в 2018 году. Проектная команда по разработке АСУ ЭДО располагалась в Москве. На этапах проведения обучения, тестирования и опытно-промышленной эксплуатации осуществлялись выезды в Красноярск и поселок Еруда для выполнения работ. В качестве пилотных компаний были выбраны два предприятия, между которыми осуществляется большой объем документооборота. 
Стоит отметить, что изначально сотрудники компании «Полюс» чувствовали к новой системе некоторое недоверие. При запуске ожидалось, что придется организационными мерами заставлять сотрудников пользоваться новой системой, как это обычно бывает при внедрении новых информационных систем. Но этого удалось избежать. Сотрудники высоко оценили удобство и эффекты использования новой системы и начали рекомендовать ее своим коллегам. Произошел эффект «сарафанного радио», который побуждал работников активно присоединяться к эксплуатации АСУ ЭДО и значительно ускорил процесс внедрения. 
Одним из значительных вызовов при реализации проекта стало выполнение требований по информационной безопасности. Поскольку АСУ ЭДО обрабатывает документы, содержащие личную информацию, внедрение было реализовано в соответствии со всеми положениями 152 ФЗ РФ «О персональных данных». А электронные цифровые подписи выдавались внутренним (собственным) и внешним удостоверяющими центрами. 
Для своевременного решения всех технических неполадок, возникающих на этапах внедрения и тиражирования, компания WSS-Consulting удаленно сопровождала опытно-промышленную эксплуатацию из офиса в Москве. Совместно с заказчиком был создан центр компетенций, в рамках которого были созданы три линии технической поддержки, последовательно связывающие специалистов центра с консультантами и разработчиками. При наличии запросов на изменения от заказчиков со стороны разработчиков WSS-Consulting происходила оперативная доработка функционала. Были организованы онлайн-консультации пользователей АСУ ЭДО для увеличения скорости обработки инцидентов, а также сбора обратной связи. 
Благодаря использованию электронного документооборота удалось достичь следующих эффектов: исключения лишних шагов в данном процессе и его оптимизации, автоматизации контроля документооборота, формирования проводок и расчета метрик МФЦ. А кроме того удалось добиться значительного прогресса в следующих предметных областях управленческого контроля: сроках предоставления документов в МФЦ, их подписания, обработки, в качестве предоставляемых документов и контроле их помещения в архив. 
На данный момент более 70% документов «Полюс» подписываются в течение 1 дня, что невозможно при бумажном документообороте. Ежегодно в компании формируется более 23 млн электронных документов с применением ЭЦП. Именно столько лишних итераций компании удается избежать. 
Итоги были подведены и со стороны WSS-Consulting – для реализации проекта потребовалось более 12 человеко-лет, календарный год и более 80 дней командировок специалистов. За все время было реализовано более 800 функциональных требований заказчика. 
 В настоящее время «Полюс» продолжает тиражировать решение с двух изначальных компаний в остальные структуры. Внутренняя настройка АСУ ЭДО для каждой новой подключенной компании составляет всего 1 день, осуществляется при помощи настроек и не требует вмешательства разработчика. По состоянию на май 2019 г. более половины структурных единиц было подключено к АСУ ЭДО. 


Проект внедрения внутреннего ЭДО и Электронного архива в ПАО "Полюс"




Андрей Богданов, Начальник управления методологии и процессов бухгалтерского учета, «Полюс»