Ситуация до проекта
До внедрения WSS Portal в компании ОТЛК ЕРА отсутствовал корпоративный портал. Потребность в объединении сотрудников и поддержании корпоративных ценностей компании, а также стремление организовать эффективный канал взаимодействия потребовало от руководства создания единого информационного пространства с базой знаний, инструментами информирования и совместной работы. Заказчик рассматривал несколько вариантов корпоративных сервисов, большинство из которых были ь либо финансово невыгодными для компании, либо с недостающим функционалом. В результате было принято решение о разработке единого портала на базе платформы WSS Portal.
«Рассматривались разные подходы к организации платформы: использование сервисов Microsoft, группы в соц.сетях и т.п., но, в итоге, остановились на создании отдельного портала. До этого у части коллег был опыт работы с порталом Битрикс. Это решение выглядит недорогим, но, как показала практика, если его дорабатывать, то получится уже не очень дешево, - отметил замдиректора департамента ИТ компании ОТЛК ЕРА Антон Семенов, - еще рассматривали решение на 1С и портал на отдельной специальной платформе. Решение от ВСС оказалось компромиссным и, в итоге, по всеобщему мнению, удачным».
Основные причины выбора продукта WSS Portal:
- Базовый функционал портала («коробка») закрывал большую часть потребностей компании
- Возможность расширения функционала портала за счет внедрения дополнительных модулей
- Сравнительно низкая стоимость внедрения на рынке
- Возможность собственными силами вносить изменения в процессы
Цели и задачи проекта
Ключевой целью проекта стало построение единого информационного и коммуникационного пространства с управляемыми правами доступа к корпоративному хранилищу документов и сервисам компании. Эта цель достигалась за счет:
- Создания инструментов совместной работы пользователей
- Обеспечения централизованного управления внутренней информацией
Организации надежного и безопасного хранения корпоративных документов
- Предоставления инструментов оперативного информирования сотрудников
Архитектура решения
В процессе разработки портала было выделено семь смысловых блоков, включающих в себя функциональные модули.
- Центр управления корпоративной информацией и оповещения сотрудников. Разработан модуль публикации новостей, календарь мероприятий, дни рождения сотрудников, вакансии и структура компании
- Канал взаимодействия по рабочим вопросам. Реализованы модули бронирования переговорных, адресная книга, поэтажный план офиса, проекты
- Канал обратной связи включил в себя модуль проведения опросов, модуль для сбора идей от сотрудников по развитию компании, модуль для взаимодействия сотрудников с генеральным директором в режиме «вопрос-ответ»
- Корпоративная база знаний
- Пункт навигации и поиска
- Точка доступа к шаблонам и документам компании
- Точка вовлечения сотрудников охватывает реализацию таких модулей, как сообщества по интересам, объявления о покупке/продаже, форум для общения, фотогалерея, видеогалерея
Особенности проекта
В средних и крупных компаниях сотрудники зачастую сталкиваются с проблемой поиска телефона коллеги, его рабочего места или другой контактной информации, необходимой для взаимодействия. С целью сокращения трудозатрат сотрудников на портале WSS Portal разработан модуль «Блок пользователя», где собрана вся необходимая информация. Модуль выполняет роль главного источника информации о сотрудниках и отображает следующие данные: телефоны, фото, должность, команда, подразделение, список благодарностей от коллег и место на поэтажном плане офиса. Для каждого пользователя в личном кабинете также предоставляется информация о количестве дней отпуска, баннер-ссылка на расчетный листок в 1С и на страницу с описанием порядка оказания услуг ДМС для определенной категории.
Для быстрого перехода в личный кабинет на портале был разработан соответствующий виджет, на котором отображаются уведомления и значок настройки, позволяющий скрывать или открывать административную панель.
Отдельный раздел портала ОТЛК ЕРА предназначен для работы с документами из основной библиотеки. Данный модуль дает возможность быстро находить нужный документ за счет имеющегося инструмента фильтрации по структуре каталогов. Пользователи могут просматривать документы, скачивать на ПК, добавлять в «избранное» и загружать новые документы в библиотеку.
- Модуль «Вопрос генеральному директору»
Для руководства компании ОТЛК ЕРА важным аспектом организации работы сотрудников является получение обратной связи, поэтому в рамках проекта было принято решение разработать дополнительный модуль «Вопрос генеральному директору», с помощью которого каждый пользователь может направить интересующий вопрос своему директору и получить на него ответ.
Интеграции портала
- Active Directory (AD) – получение информации о сотрудниках (телефон, адрес почты, логин, офис)
- 1С – выгрузка информации о сотрудниках (должность, дата найма, дата рождения)
- Почта – интеграция реализована в части уведомлений о днях рождения
Результаты внедрения
Внедрение портала позволило создать в компании ОТЛК ЕРА единую систему управления корпоративным контентом. Таким образом, проект внедрения WSS Portal полностью закрыл проблемы несвоевременного информирования сотрудников и сложного взаимодействия коллег. Благодаря внедрению инструментов поиска и хранения информации компания сократила временные и трудозатраты сотрудников, что в итоге повысило эффективность компании. С технической точки зрения в результате выполненного проекта компания получила гибкий инструмент, который позволил администраторам самостоятельно вносить изменения в процессы, добавлять или удалять разделы, изменять количество заявок и править контент.
