С 1 сентября 2024 года сотрудники компаний смогут подписывать электронные документы только с помощью сертификатов физлица в сочетании с МЧД. В этой статье мы разберемся, как подготовиться к работе по новым правилам.

 

Что такое машиночитаемые доверенности? Для чего они нужны?

Чтобы гендиректору самостоятельно не подписывать документы, он может передоверить это право своему сотруднику, наделив его определенными полномочиями через нотариальную доверенность.

Ранее для наделения полномочиями требовалось оформлять бумажную доверенность, однако сейчас для этого все чаще используются электронные доверенности, они же машиночитаемые доверенности или МЧД.

Машиночитаемая доверенность – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.

Почему МЧД – это актуально?

Раньше работники получали электронную подпись сотрудника с данными компании и подписывали документы ей. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать сертификаты сотрудников, в которых содержится информация о компании. Все сертификаты, полученные до этой даты, можно использовать для подписания электронных документов до 31 августа 2024 года или до срока окончания действия сертификата, смотря что наступит раньше. После сотрудник обязан перейти на схему подписания документов сертификатом физлица.

Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность, выданная руководителем на передачу части полномочий представителю. 

    

Как выглядит машиночитаемая доверенность?

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 устанавливает требования к содержанию электронной доверенности:

• Наименование и номер.

• Данные о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.

• Данные о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.

• Данные о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф. И. О. руководителя.

• Данные о представителе: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.

• Дату совершения (дату создания метки доверенного времени).

• Срок действия документа при его наличии.

• Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.

• Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа.

• КЭП, с помощью которой подписали документ.

• Возможность передоверия документа.

Реквизиты МЧД необходимо передавать вместе с каждым документом, который был подписан сертификатом физического лица.

В СЭД WSS Docs предусмотрена визуализация xml-файла в привычную печатную форму документа.

   

Как создать МЧД и какие форматы МЧД существуют?

Создать МЧД можно различными способами:

• в системе WSS Docs;

• на сайте ФНС;

• у операторов ЭДО;

• самостоятельно (вручную).

МЧД подписывается КЭП юридического лица, которую получил руководитель в аккредитованном удостоверяющем центре.

Выделяют 3 формата МЧД в зависимости от сферы ее применения:

• 003 – единый формат;

• 002 – формат для B2B документооборота;

• Собственные форматы государственных органов.

Работу с форматом 003 уже поддерживают федеральные ЭТП (электронные торговые площадки), Честный ЗНАК, ЦБ и другие органы. Также формат используется в документообороте с контрагентами.

Тем не менее, не все системы, площадки и организации на данный момент готовы к работе с единым форматом:

• в документообороте с контрагентами все еще часто используется предыдущий формат – 002;

• для работы с некоторыми гос. органами требуется использование их собственного формата МЧД, как, например, для отчетности в СФР и ФНС.

Как передоверить МЧД?

При создании МЧД обязательно указывается возможность передоверить полномочия, указанные в ней, создав дочернюю МЧД «в порядке передоверия».

Для примера введем 2 понятия:

• доверенность с правом передоверия (корневая) – доверенность, выпущенная руководителем компании на доверенное лицо с возможностью последующего передоверия;

• доверенность, выпущенная в порядке передоверия (дочерняя) – доверенность, выпущенная доверенным лицом.

Если в корневой доверенности, которая была выдана руководителем, указана возможность передоверия, то доверенное лицо может выпустить МЧД на другого сотрудника.

При создании доверенности обязательно указывается возможность передоверия:

• права передоверия нет;

• есть право на однократное передоверие;

• есть право на последующее передоверие.

Процесс передоверия усложняется тем, что доверенность не всегда получится передоверить без посещения нотариуса. Если говорить коротко, то доверенность, выданную в порядке передоверия, не нужно заверять у нотариуса только в случае, когда она выдается юридическим лицом.

Рассмотрим пример: в группе компаний есть несколько юридических лиц, при этом есть управляющая компания и, например, компания, которая ведет всю бухгалтерскую деятельность холдинга. Генеральному директору требуется выпустить доверенность с правом передоверия на руководителя бухгалтерской компании, чтобы тот, в свою очередь, выпустил доверенность на своего сотрудника. В данном случае МЧД выдается юридическим лицом и не требует нотариального заверения.

Если же доверенность в порядке передоверия выпускается физическим лицом, то заверение нотариуса необходимо.

    

Как работать с МЧД в СЭД WSS Docs?
При подписании документа электронной подписью физического лица в системе электронного документооборота WSS Docs требуется наличие актуальной МЧД. При этом МЧД создаются, обрабатываются и хранятся в системе.

При подписании документа с помощью электронной подписи физического лица происходит проверка наличия в WSS Docs действующей МЧД подписанта.

Пользователям доступны различные варианты работы с МЧД:

• Формирование МЧД в WSS Docs;

• Формирование МЧД вне WSS Docs;

• Добавление подписанной МЧД в WSS Docs;

• Справочник МЧД в WSS Docs.

Как создать МЧД в СЭД WSS Docs?
В WSS Docs пользователям доступен процесс «Доверенности». В рамках этого процесса возможно осуществлять подготовку, согласование, формирование МЧД, его подпись и регистрацию в доверенности в ФНС.

Чтобы создать МЧД, нужно создать карточку доверенности и заполнить ее, указав тип доверенности – «Электронная». Также необходимо заполнить информацию по доверенности – содержание, возможность передоверия, сроки действия, указать подписанта, доверенное лицо и передаваемые полномочия.

Как создать МЧД вне WSS Docs?

В данном этапе также предполагается использование маршрута процесса «Доверенности», но формирование и подпись xml-файла МЧД выполняются в сторонней системе.

Процесс создания машиночитаемой доверенности выглядит так:

• Пользователь создает карточку доверенности в WSS Docs, заполняет ее и отправляет на согласование;

• После согласования данные автоматически направляются в стороннюю систему для формирования xml-файла МЧД и дальнейшего подписания и регистрации в распределенном реестре ФНС;

• Подписание может быть реализовано как в этой же системе, так и в WSS Docs.

• По итогам формирования МЧД и регистрации в распределенном реестре ФНС данная информация возвращается в систему WSS Docs;

•  Системой WSS Docs обеспечивается хранение доверенности. Подписанты с электронной подписью физического лица могут использовать ее при подписании документов.

    

Как добавить подписанную МЧД в систему электронного документооборота WSS Docs?

Добавление подписанной МЧД нужно, когда доверенность была согласована и подписана вне системы WSS Docs. Добавление МЧД происходит вручную, без интеграции со сторонними системами. 

Процесс добавления доверенности выглядит так:

• сотрудник создает карточку, кликнув на кнопку «Создать подписанную доверенность»;

• сотрудник загружает МЧД в карточку, заполняет поля карточки, регистрирует и отправляет в архив;

• загруженную МЧД можно выбирать при подписании документов электронной подписью физического лица.

Что такое справочник МЧД в WSS Docs?
Если для выпуска МЧД (ее создания, согласования и подписания) используются сторонние системы, то может быть реализован справочник МЧД.

Отличие данного подхода от предыдущего состоит в том, что в данном варианте процесс «Доверенности» не используется и обслуживание справочника доверенностей осуществляется силами Заказчика (создание карточек, их заполнение, контроль актуальности).

Как осуществляется подписание документов в СЭД WSS Docs с МЧД?

При подписании документа электронной подписью проверяется сертификат пользователя. Если подписание производится сертификатом юридического лица, то МЧД не требуется, подписание происходит как обычно.

Если же сотрудник хочет подписать документ электронной подписью физического лица, система начнет проверять наличие действующих МЧД для сотрудника для подписания документа. При отсутствии валидной МЧД пользователь будет предупрежден о невозможности подписания документа. Если актуальная доверенность есть, подписание документа пройдет успешно, ссылка на МЧД автоматически подтянется в подписываемый документ.

Если у сотрудника есть несколько валидных МЧД, при подписании откроется всплывающее окно с предложением выбрать нужную доверенность.

    

Как отозвать машиночитаемую доверенность в WSS Docs?

Отозвать электронную доверенность можно различными способами:

• на сайте ФНС;

• в WSS Docs через оператора ЭДО;

• автоматически или вручную в WSS Docs.

По умолчанию, в WSS Docs доверенность отзывается вручную: в карточке МЧД принимается решение «Отозвать доверенность» и она становится недоступна для подписания документов.

Также есть возможность автоматического отзыва доверенности – при увольнении подписанта, при увольнении доверенного лица, по истечении срока действия доверенности.

При этом юридически доверенность отзывается через ФНС – на сайте ФНС нужно сформировать и отправить заявление на отзыв доверенности.

Возможно реализовать юридический отзыв доверенности при помощи интеграции с оператором ЭДО, если API оператора предусмотрена такая возможность. На данный момент, например, в API Диадока, не предусмотрен метод для отзыва доверенности в ФНС.

 

Где используется МЧД в СЭД WSS Docs?

МЧД можно использовать во всех процессах, в которых предусмотрено подписание:

• договоры и дополнительные соглашения;

• бухгалтерские документы;

• организационно-распорядительные документы – нормативные документы, приказы, распоряжения, служебные записки;

• кадровые документы;

• исходящая корреспонденция.

 

Преимущества использования МЧД в WSS Docs

Автоматизация документооборота

Это возможность хранения и администрирования всех доверенностей в единой системе, и использование их для подписания документов электронной подписью в WSS Docs.

Исключаются риски ошибок и фальсификации

МЧД регистрируется в распределенном реестре ФНС и всегда есть возможность проверить ее валидность. Бумажные доверенности имеют высокие риски быть фальсифицированными.

Повышение прозрачности процесса подписания

В карточке хранится информация об электронной подписи, которой был подписан документ, а также информация о доверенности, на правах которой был подписан документ.