Каким компаниям нужно переходить на КЭДО? 

Виталий Шилов: В первую очередь, переход на электронный кадровый документооборот актуален для средних и больших территориально распределенных компаний с большим количеством дистанционно работающих сотрудников. В бумажном формате оперативно подписывать документы, а также хранить их на протяжении длительного срока, как это предусмотрено кадровым законодательством, проблематично.

Также мы наблюдаем растущий спрос на КЭДО со стороны небольших компаний. Во-первых, они хотят освободить себя от рисков, связанных с работой в бумажном формате – такими, как штрафы за утерю бумажных копий, несвоевременное подписание и прочее. Во-вторых, многие поняли экономическую целесообразность внедрения КЭДО при удаленном формате работы сотрудников.

Какой функционал в решении для КЭДО является обязательным, без чего не обойтись?

Виталий Шилов: Переход на ЭКДО подразумевает подписание документов с помощью УКЭП, УНЭП, в том числе, выпущенных в приложении «Госключ». Также не обойтись без МЧД – с 1 сентября 2023 года сотрудники отдела кадров, подписывавшие кадровые документы от лица генерального директора, обязаны иметь машиночитаемую доверенность.

Если в компании есть сотрудники без закрепленного рабочего места, например, работающие на выезде, в цехах, – для работы с электронными кадровыми документами им понадобится мобильное приложение для КЭДО. С его помощью сотрудники получат возможность работать с кадровыми документами (создавать, подписывать и так далее) где бы они не находились, создавать кадровые документы, подписывать их на смартфоне – только так компании смогут полностью интегрировать их в кадровые процессы.

Также не стоит забывать, что с 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н, который устанавливает определенный формат для электронных кадровых документов, поэтому важно, чтобы документы соответствовали новому формату или информационная система производила конвертацию в нужный формат.

Мобильное приложение WSS Docs для КЭДО позволяет интегрировать в кадровые процессы сотрудников без стационарного рабочего места

Какой функционал в решении для КЭДО желателен, но не обязателен?

Виталий Шилов: Кадровые процессы можно автоматизировать по-разному – от автоматического формирования печатных форм кадровых документов по шаблонам в зависимости от критериев до распознавания типовых документов при оформлении сотрудников – таких как паспорт, СНИЛС, справка о трудовой деятельности (СТД-Р).

Не менее важным является функционал для контроля сроков подписания – он помогает оперативно, без задержек проводить кадровые документы по маршруту.

Какие тренды на рынке КЭДО вы видите? К каким решениям проявляют интерес компании?

Виталий Шилов: Сейчас одним из самых востребованных решений для информационной системы КЭДО является возможность использования государственного приложения «Госключ» для подписания документов. С помощью приложения физические лица могут самостоятельно бесплатно выпускать для себя электронные подписи. Для получения сертификата УНЭП достаточно наличия подтверждённой учётной записи на портале «Госуслуги». Для выпуска сертификата УКЭП дистанционно дополнительно потребуются подтверждённая биометрия или загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC-модулем. Использование «Госключа» избавляет компании от необходимости следить за сроком действия электронных подписей сотрудников.

Также мы видим повышение спроса на использование искусственного интеллекта для распознавания документов, рукописного текста и прочего.

СЭД WSS Docs делает подписание документов быстрым и экономичным за счет возможности использования приложения «Госключ»

Какие возможности для КЭДО предусмотрены в WSS Docs?

Виталий Шилов: Модуль «Кадровый документооборот» оптимизирует весь цикл кадрового делопроизводства – создание и согласование документов, ознакомление с ними сотрудников, подписание и хранение с учетом номенклатуры дел. В перечень поддерживаемых документов входят кадровые договоры, приказы, заявления, справки.

Модуль можно интегрировать в существующую инсталляцию WSS Docs или использовать отдельно в качестве полнофункционального решения для кадрового электронного документооборота.

В рамках кадрового модуля могут быть реализованы:

• подписание документов с помощью КЭП, НЭП и ПЭП, в том числе, сертификатами, выпущенными в приложении «Госключ»;

• учет и автоматический выбор МЧД при подписании документов;

• мобильное приложение, позволяющее создавать и подписывать документы;

• интеграции с OCR-сервисами для распознавания сканов документов;

• контроль сроков подписания документов;

• электронный архив кадровых документов;

• автоматическое создание печатных форм кадровых документов.

Кадровое делопроизводство в каждой компании имеет свои особенности, поэтому процессы можно адаптировать под потребности конкретного клиента. Благодаря тому, что система основана на No-Code движке, 95% задач реализуются без программирования, путем настроек, что экономит время и деньги.

Узнайте больше о возможностях модуля "Кадровый документооборот": info@wss-consulting.ru