Внедрение единой системы электронного документооборота для компаний Группы ОМК
Акционерное общество «Объединенная металлургическая компания» (ОМК) - один из крупнейших российских производителей продукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний. В состав компании входит пять крупных предприятий металлургической отрасли: Выксунский металлургический завод (Нижегородская область), Альметьевский трубный завод (Республика Татарстан), завод «Трубодеталь» (Челябинская область), Благовещенский арматурный завод (Республика Башкортостан), Чусовской металлургический завод (Пермский край) , а также Вагоноремонтная компания (34 вагоноремонтных депо в 25 регионах России), Белгородский завод энергетического машиностроения (г. Белгород). Штат компании 34 000 сотрудников.
Ситуация до внедрения
Внутреннее делопроизводство ОМК до внедрения WSS Docs было организовано в основном на бумажных носителях, что влекло дополнительные трудозатраты при согласовании и подписании документов. В компании отсутствовало единое хранилище документов, что приводило к затрудненному поиску и низкой оперативности доступа к документам.
Реализация проекта
Система WSS Docs является корпоративной системой электронного документооборота Группы ОМК. На момент 2020 года в системе реализовано 40 процессов, таких как:
Входящие/Исходящие документы
Договоры
Приказы и распоряжения
Протоколы и Акты
Служебные записки
Нормативные документы
Указания
Доверенности
Повестка совещания
Заявки (25 видов)
Гриф «Утверждаю»
Инвестиционные инициативы
Тесты/Курсы
Бронирование переговорных
Отчеты по процессам ОМК Docs
Классификатор нормативно-регламентирующих документов
Интерфейс системы ОМК WSS Docs
Дополнительные функциональности
Интеграция с файловым хранилищем – позволяет сохранить общую инфраструктуру документов компании и уменьшает нагрузку на продуктивные сервера OMK Docs.
Проведение заочного голосования с автоматической обработкой и подсчетом голосов, отображением результатов (в рамках процесса «Протоколы тендерных комитетов»).
Интеграция с информационно-аналитической системой «Казначейство» сокращает сроки исполнения платежей и позволяет руководителям согласовывать документы в единой системе.
Интеграция с системой управления документацией минимизирует риски несоответствия требованиям менеджмента качества при аудитах.
Внедрение процесса тестирования и обучения помогает доносить требования нормативных документов через тесты и курсы.
Постоянная оптимизация и доработка процессов обеспечивает гибкость и соответствие требованиям бизнеса.
Организация процесса голосования в информационной системе ОМК WSS Docs
Наталья Лузянина, архитектор СЭД компании ОМК
Результаты
Общее количество активных пользователей: 25 500
Ежедневно в ОМК Docs создается 7 500 новых регистрационных карточек документов
В сутки обрабатывается более 10 000 документов
Среднее время прохождения этапов сократилось в 4 раза
Сроки согласования документов между подразделениями уменьшились в 7 раз
Внедрение WSS Docs повысило эффективность взаимодействия сотрудников внутри Группы ОМК: разработаны маршруты и регламентные сроки согласования, доступны утвержденные шаблоны, обеспечен быстрый доступ к документации.
Автоматизация заявок сделала процесс подготовки документов прозрачным. Большая часть данных хранится в единой системе, что позволяет сотрудникам оперативно получать нужные документы.
«Мы реализовали единую систему электронного документооборота для всех компаний группы. Создали единое информационное пространство. Провели реинжиниринг и оптимизацию процессов, что значительно ускорило обработку документов», — отметил руководитель практики систем электронного документооборота «ОМК-Информационные технологии» Владимир Журавлев.
В планах на 2020 год — интеграция исходящих документов и поручений с CRM-системой. Это позволит согласовывать коммерческие предложения, созданные в CRM, через ОМК Docs в формате исходящих документов.
Дополнения для процесса «Поручения» сосредоточат основной функционал в системе ОМК Docs, при этом в CRM появится возможность просмотра текущих статусов поручений.
Также внедряется электронная подпись (ЭП), которая подтвердит авторство документа и обеспечит защиту от изменений после подписания. Это позволит отказаться от бумажного носителя, уменьшить риск потерь и ускорить обработку данных.
