Автоматизация документооборота на базе WSS Docs в «Сбербанк страхование жизни»

Целью внедрения СЭД WSS Docs стало создание единой системы электронного документооборота для эффективного взаимодействия работников и партнеров. Для реализации проекта были поставлены задачи:

• Повысить прозрачность работы работников с документами
• Ускорить согласование документов
• Обеспечить хранение корпоративных документов с удобным доступом
• Разграничить права доступа пользователей к документам
• Усилить контроль исполнительской дисциплины
• Минимизировать случаи потери документов
• Ускорить процесс поиска документов в базе данных
• Реализовать использование электронной подписи (ЭП) с определенными видами документов

Для решения этих задач заказчик выбрал систему WSS Docs, исходя из гибкой настройки процессов согласования, возможности расширения функционала через каталог дополнительных модулей и сравнительно низкой стоимости внедрения.

Реализация проекта

Заказчик внедрил коробочную версию продукта WSS Docs с адаптацией процессов, так как стандартное решение удовлетворяло большинству требований компании в части автоматизации делопроизводства и канцелярии. В рамках первого этапа проекта были адаптированы следующие процессы:

• Доработан состав полей карточек
• Расширены возможности настройки матриц согласования
• Изменены этапы прохождения документов по процессу
• Добавлены новые фильтры и столбцы интерфейса
• Предоставлены возможности формирования новых видов отчетов

В результате первого этапа в WSS Docs были автоматизированы процессы:

• Регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов
• Создание исходящих документов по шаблонам, согласование, регистрация и рассылка
• Регистрация и контроль исполнения приказов и распоряжений
• Формирование и согласование протоколов совещаний, уведомление участников
• Постановка поручений и контроль их исполнения

Для адаптации договорного процесса была предоставлена гибкая настройка блока согласования: администратор может добавлять участников, которых нельзя удалить рядовым пользователям. Также реализовано отслеживание статуса договоров с автоматической пролонгацией и формированием отчётов по действующим и недействующим договорам.

Дополнительные модули

В WSS Docs реализован модуль квалифицированной электронной подписи на базе КриптоПро, что ускорило процесс подписания документов. Автоматическое формирование файла визуализации ЭП освободило работников от ряда действий:

• Скачивание подписанных файлов
• Проставление регистрационных номеров, даты и штампа ЭП
• Преобразование файлов в PDF
• Загрузка файла визуализации в карточку документа

Изначально ЭП применялась только для приказов, но после успешного внедрения её использование распространили на:

1. Распоряжения
2. Договоры и дополнительные соглашения
3. Исходящие документы

Результаты

Проект от сбора требований до ввода в промышленную эксплуатацию занял 5 месяцев. Был проведён тренинг для ключевых пользователей и инженеров поддержки. Полученных знаний хватило для работы с остальными процессами СЭД коробочного решения:

1. Заявки на оплату
2. Рабочие материалы
3. Нормативные документы
4. Служебные записки

Проект автоматизации сократил количество бумажных документов, снизил риск потери корпоративной информации и обеспечил удобный инструмент для групповой работы и быстрого поиска данных. Дополнительно были достигнуты следующие эффекты:

• Подписание документов электронной подписью
• Сокращение временных затрат на рутинные операции
• Прозрачность маршрутов движения документов
• Исключение дублирования данных

Развитие системы

На 2021 год запланированы работы по внедрению мобильного клиента WSS Docs для оперативного решения рабочих задач удалённо. Также планируется интеграция с оператором ЭДО для обмена документами с партнёрами.